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生き生き”会議運営術〜革新的な会議改革の実例

“活気に溢れた会議”を実現し具体的な成果を生み出した一般企業

  ㈱レイク〔現GEコンシューマー・ファイナンス㈱〕が、数年前に実施したサラリーマン対象のアンケート調査『サラリーマンと会議』では、一般社員と管理職との意識格差が歴然としていました。例えば「会議の中身は有意義か?」との問いかけに対して、管理職の46.2%が「殆どの会議が有意義」と答えたのに比して一般社員は27.1%に過ぎず、一般社員の32.0%が「半分程度の会議が無意義」、27.6%が「3分の1の会議が無意義」と回答。さらに「殆どの会議が無意義」と回答した割合も11.6%(管理職は2.2%)に達していました。企業も病院も大きな相違点はないと言うのが一般的な見方で、特にオーナー経営者(理事長・院長)のワンマン体質が指摘されてきた民間医療機関では、合議によって意思決定する会議の運営に不慣れなケースが、一般企業以上に多くみられるのが現状です。
  病院は学校と並んで特に会議の多い組織と言われますが、個々の会議において「テーマがはっきりしない」、「結論が出ず、やたら時間ばかり費やす」、「参加意識に乏しく発言しない人が多い」、「何時でも声の大きな人の発言ばかりが通ってしまう」、等の問題点が指摘されます。同時に入院患者を抱え24時間稼動する事業体であるため、医療専門職は常に忙しく、会議中の緊急電話や中座・遅刻するのも「やむを得ない措置」と見なされることが多いものの、一方でそれが会議の円滑な運営を妨げてきたことも否定出来ません。
  また企業でも病院でも、参加する会議自体が一般社員と管理職では異なることが意識格差の要因であり、前出のアンケートでも末端社員は「会議の目的は単に報告・連絡の場」と捉えている傾向が強く出ていました。一般企業の場合は、こうした旧態依然のトップダウンによる会議スタイルを改め、一般社員の参加意識を高める“活気に溢れた会議”を実現し、成果を生み出してきたケースも少なくありません。 
  例えばホンダの創業者である本田宗一郎氏の時代に、役職や年齢に捉われず思い立ったら「ワイワイガヤガヤ」と話し合いをする「ワイガヤ会議」が誕生しました。そこで柔軟なアイデアや発想が飛び交い、新車のコンセプトを生み出す原動力にもなってきたのは有名な話です。こうした会議の手法は他の製造業等でも換骨奪胎され、広く活用されてきました。
  また最近の事例として大手下着メーカーのトリンプでは、「即断即決」の原則を会議に持ち込み、会議が終わるまでに「誰が」「何を」「いつまでに」するかを定め、全ての案件にデッドラインを設けることによって、業務スピードが確実に向上し、業績アップに結実したといいます。
  医療機関の場合は一般企業と比較すると、「会議改革」の成果が顕著に現れてきた事例は未だ少ないと思われますが、有意義かつユニークな会議を実践している医療機関の実例を複数紹介したいと思います。